Sau công đoạn "rải" hồ sơ ứng tuyển ở các công ty, doanh nghiệp, nếu CV của bạn phù hợp, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho bạn lời mời (thường qua email) sắp xếp lịch phỏng vấn. Vậy vào lúc này, bạn sẽ "hồi âm" như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu tất tần tật những cách trả lời thư mời phỏng vấn để chiếm trọn thiện cảm của nhà tuyển dụng qua bài viết dưới đây nhé!

I. Cách viết email trả lời thư mời phỏng vấn chuẩn chỉnh và ấn tượng

Để đảm bảo viết được một email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, gây thiện cảm với nhà tuyển dụng, bạn hãy chú ý những điều sau đây:

1. Tiêu đề cô đọng, súc tích

Đa số với những người ít sử dụng email, họ sẽ thường mắc lỗi trong việc ghi tiêu đề. Khi thì viết quá ngắn, lúc lại để quá dài. Ví dụ như "Xác nhận phỏng vấn" hoặc "Nguyễn Văn A xác nhận lịch phỏng vấn tại Công ty X lúc 15h00 cho vị trí Biên dịch viên"... Đây là điều không nên bởi nó vừa thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, vừa khiến nhà tuyển dụng đánh giá không cao kĩ năng của bạn.

Đối với dòng tiêu đề email, bạn chỉ nên giới hạn trong khoảng 41 - 70 kí tự. Nội dung trong đó sẽ có cấu trúc cố định là "Xác nhận phỏng vấn - Vị trí công việc - Tên đầy đủ của ứng viên".

VD: Xác nhận phỏng vấn - Vị trí Biên dịch viên tiếng Nhật - Nguyễn Văn A

2. Mở đầu bằng lời chào và lời cảm ơn

Một lời chào trang trọng sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo để bắt đầu nội dung email. Tùy vào thái độ chào đón từ phía nhà tuyển dụng, ta sẽ đưa ra những cách chào hỏi phù hợp. Ví dụ "Kính gửi ông/ bà/ Quý công ty..." dùng trong trường hợp rất trang trọng; còn "Thân gửi..." sẽ mang cảm giác gần gũi hơn, thường được nhiều người lựa chọn.

Tiếp đó, bạn chỉ cần gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng về cơ hội phỏng vấn một cách thật đơn giản và ngắn gọn, ví dụ như: "Cảm ơn Quý công ty đã xem xét hồ sơ xin việc và tạo điều kiện cho tôi được tham gia buổi phỏng vấn" hoặc "Tôi rất biết ơn khi nhận được cơ hội phỏng vấn lần này từ phía Quý công ty".

Phần này chỉ gói gọn trong khoảng 1-2 dòng như một sự chào hỏi để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng thôi. Vậy nên bạn hãy lưu ý không nên quá dài dòng nhé.

3. Nhắc lại những thông tin cơ bản về buổi phỏng vấn

Trong email trả lời thư mời phỏng vấn, việc nhắc lại các thông tin về thời gian, địa điểm cũng như vị trí công việc là cách giúp bạn xác nhận chéo với bên tuyển dụng. Nếu có bất cứ sai sót hoặc sự chênh lệch nào về mặt thông tin, cả 2 phía đều có thể kịp thời can thiệp và khắc phục để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi, suôn sẻ nhất.

VD: Tôi xác nhận tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí Phiên dịch viên tiếng Nhật vào lúc 14h30 ngày [dd/mm/yy] tại văn phòng Công ty ABC, địa chỉ [...].

4. Xác nhận những giấy tờ cần mang theo

Khi đi phỏng vấn xin việc, thường ứng viên sẽ cần mang theo một vài bản CV của mình để gửi lại nhà tuyển dụng, số lượng sẽ phụ thuộc vào việc hôm đó có bao nhiêu người phỏng vấn bạn. Trên thực tế thì hầu như bộ phận HR của các công ty đã chuẩn bị sẵn giúp bạn rồi. Nhưng để cho chắc chắn, bạn cũng có thể hỏi lại kĩ hơn.

Ngoài ra, đôi khi bên tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn cung cấp thêm một số loại giấy tờ cần thiết (bản cứng hoặc bản photo). Bạn hãy xác nhận lại thông tin này trong email trả lời của mình nhé.

5. Đặt thêm câu hỏi cho nhà tuyển dụng (nếu có)

Mục câu hỏi thêm này là không bắt buộc, có thể đưa vào nếu thực sự cần thiết. Ví dụ như nếu công ty ở một khu chung cư lớn, bạn hoàn toàn có thể hỏi bên tuyển dụng thông tin về tòa nhà cụ thể, nơi có thể gửi xe hay những thứ cần thiết để ra vào tòa nhà như thẻ thang máy, ID,...

Bạn có thể yên tâm là việc hỏi thêm sẽ không khiến mình bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng đâu. Mà ngược lại, họ có thể sẽ đánh giá cao sự quan tâm, tính cẩn thận và chủ động của bạn đối với buổi phỏng vấn này đó.

6. Kết thúc email một cách lịch sự, chuyên nghiệp

Đối với việc kết thúc thư, nó cũng sẽ tương tự với lời chào ở phần mở đầu. Thái độ, biểu hiện giữa 2 phần này cần có sự liên kết với nhau và đều cần đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp, lịch sự.

Thông thường khi kết mail, người ta sẽ sử dụng "Trân trọng", sau đó đến chữ kí. Ở dưới, bạn nên có thêm thông tin liên lạc của bản thân đính kèm (gồm số điện thoại, địa chỉ, email) để tăng tính chuyên nghiệp cho email của mình nhé.

II. Tầm quan trọng của việc trả lời thư mời phỏng vấn

Thông thường, lời mời phỏng vấn sẽ được thông báo qua một cuộc gọi hoặc email. Hoặc trong vài trường hợp, nhà tuyển dụng có thể gọi điện trước và đề cập đến việc họ sẽ gửi một email xác nhận sau.

Hành động trả lời thư mời phỏng vấn là một cách để bạn xác nhận lại các thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm, vị trí công việc,... Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện thái độ lịch sự, chuyên nghiệp của ứng viên. Nếu bạn có một số ít thắc mắc cần giải đáp, bạn có thể hỏi luôn vào lúc này để nhà tuyển dụng thấy được sự quan tâm, chủ động của bạn dành cho công việc.

Về thời gian trả lời thư mời, bạn nên hồi âm lại cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Tuyệt đối không nên để sang tận mấy hôm sau mới trả lời bởi có thể lúc đó đã quá mất lịch hẹn rồi. Vậy khi viết CV xin việc, hãy lựa chọn địa chỉ email mình thường xuyên sử dụng nhất và chú ý kiểm tra thông báo để không bỏ lỡ cơ hội của bản thân.

Như vậy chúng ta đã cùng đi tìm hiểu về cách trả lời thư mời phỏng vấn xin việc sao cho đầy đủ và "mẫu mực" nhất, tạo được những ấn tượng tốt cho phía nhà tuyển dụng. Hi vọng bài viết đã giúp bạn có thêm được nhiều thông tin hữu ích hơn. Chúc bạn thể hiện thật tốt trong phần phỏng vấn và thành công chinh phục vị trí công việc mơ ước nhé.